MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en
memoria)
Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del
estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.
Los documentos más usados en la
administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas
empresas, usan
la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.
Área de Difusión
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o
empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los
principios de simplificación administrativa y racionalización de
recursos. Por ejemplo, entre el
gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un
profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmar memorandos
La tienen todos los
servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
- Lugar y fecha
- Código
- Destinatario
- Asunto
- Cuerpo
- Despedida o antefirma
- Firma y posfirma
- "con copia"
- Pie de página.
Y las siguientes complementarias:
- Membrete
- Nombre del año
- Referencia
- Sello
- Anexo
Redacción del texto
El
texto del memorando comprende dos secciones:
Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la
redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..."
"Sírvase comunicar a esta dirección el record de... "
Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases:
"Por el presente..."
"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."
"Me dirijo a Ud. ..."
"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.
IMPORTANTE:
El texto del memorando no tiene "
párrafo de cierre"
Clases
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Múltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
Características
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el
código lleva la palabra "memorando" como nombre del documento.
Memorando múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultanea, a varios destinatarios.
Características
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea "memorando múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".
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